会点观点|如何做好酒店会议营销?

会点观点|如何做好酒店会议营销?

如何做好酒店会议营销?会议营销十大攻略

捕捉会议信息

  

会议信息的捕捉非常重要,什么时候有会议?什么性质的会议?什么时候开?除非作为政府性会议的指定酒店,其他的情况都需要我们的会议销售人员去捕捉。一个好的会议销售人员应该具备“狗仔队”(注:非贬义)的嗅觉和执着的精神,并且在经常开会的单位和公司潜伏的有“无间道”。会议信息渠道畅通这样才能第一时间获得会议信息。

  

跟踪相关人员

  

会议信息落实后要紧盯会议的具体负责人。只要酒店的条件具备会议的要求,就要采取多种方法和技巧拿下会议落地权。这个阶段一定要有耐心并表现出足够的诚意和接待会议的能力,不能被会议负责人三言两语给打发走了,要有“死缠烂打”不达到目的不罢休的精神。

  

洽谈会议细节

  

一旦会议达成意向,就要详谈会议细节,为整理会议召开的合同做准备。会议时间、性质、名称、参与人、人数、各类房间数量、就餐标准、就餐形式、餐饮禁忌、水果、鲜花、条幅、POP指示牌、会议室摆设、收费标准、结账方式、回款日期等等要做好记录,不得马虎。


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签署会议合同

  

各类会议接待细节洽谈完毕后,要尽快整理出书面合同,审核无误后、报批签署,并立即准备合同给客人确认签署;同时把会议的日期记录在“会议预订登记表”中,及发订房单到前台接待锁定房间量;跟办会议团队的责任销售员在和客人确认所有相关细节后,即时将所有信息制作一份“会议/宴会活动通知单”,经销售经理签署后发到相关部门;会议签单负责人的签名样式应及时复印给前厅部、餐饮部和财务部(饭店各服务营业点须持有此签名样式附件以便客人签单核对)。

  

会前准备工作

  

这个环节很重要,会前准备工作做好了,基本上会议就成功了一半。大型接待及VIP会议团队到达前一天,总经理或营销总监负责主持有关此次会议接待的协调会议,邀请各相关部门参加会议,明确工作和责任;必要时可以邀请客人一起参加并介绍各部门负责人给客人认识,以便于更好的沟通合作,并视情况在饭店宴请此负责人。


准备工作的一些具体要求:

  

1、硬件设施运行正常。会前一定要对设备设施进行排查试运转,发现问题及时修复和整改。电梯、锅炉、空调、各类电器、灯光、音响设施等要逐一排查。

  

2、团队协作配合高效。俗话说“养兵千日、用兵一时”。接待大会时员工之间、岗位之间、部门之间通力协作,无论客人提出多高的要求,员工们都能临阵不乱,胸有成竹,顶得住一时超负荷的工作量,经得住随机应变的考验甚至一时的饥渴,在忘我的工作中,不忘急酒店之所急,急客人之所急,发挥酒店整体战斗力的作用。

  

3、工作时间灵活变通。会议型酒店与其他类型酒店相比,在客流均衡度上有着明显的弊端:忙起来时,所有员工都得加班加点,甚至夜以继日;闲起来前台服务员按部就班、出勤不出工,几乎都处于候客状态。为了科学合理地使用人员,并使酒店经营尽可能处于相对的平衡状态,会议型酒店在人员配置上不必采取满编制,可适当利用学生这样的临时工。可按天计薪,这样就降低了酒店人力资源成本。

  

4、树立首接负责制权威。会议接待采取“谁洽谈谁负责到底”的首接负责制原则,会议的一般决策权归会议负责人,由他说了算。会前主动与客户沟通联系,尽早确切了解会议的大体规格和总体要求。对缺乏办会经验的客户,会议负责人要酌情精心设计几套方案,包括会场、用餐、议程编排等,供客户参考选用。各部门要积极配合相应该会议负责人的安排,在具体会议上他可以是“酒店总经理”。


  

会中服务落实

  

各部门在会中服务时,应确立“零差错”的目标,一定要在细节上狠下工夫,琐碎的事不能怕麻烦,要从方便客人着想,做细做透。部门内各级管理人员对下属的工作督查要得力、层层把关、精益求精。时刻关注客人的合理需求。

  

会中意见征询

  

会议期间,各部门要积极争取客人对会议接待的意见和建议。客人的变更需求和意见要及时反馈到有关部门。任何部门在获取信息后都必须密切配合,设法在第一时间内解决问题或改进不足,直至客人满意为止。会中做亡羊补牢,总胜过事后诸葛亮。


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突发事件处理

  

为了提高客人的满意度会议负责人员必须24小时手机开通,保持与客人热线联系,遇到突发事件要第一时间去积极处理,并且能调动协调各部门积极配合,整体作战,并上报总经理知晓。

  

会后总结备案

  

每个会议结束后,有关会议团队帐务问题,负责此次会议团队的销售人员有责任协助前厅和财务核对帐项(会议团队结束离店前一天进行核对帐务,有必要时,应每天核对)和追收账款;会议负责人并要主动征求客人的意见,并把会中的意见进行梳理,汇总后分析存在不足的原因,以便日后纠正预防。如有典型的案例,一定要整理成书面文字,作为备案参考。每一次会议的成功接待都是酒店的一笔宝贵财富。

  

定期交流回访


会议团队结束后,负责此次会议团队的销售人员应给会议组织单位或人发一封感谢信;平时要定期利用各类通讯设施发出问候,比如:电话,微信、短信,QQ等。尤其是在逢年过节时更要记得,必要时要赠送礼物。争取把每一次“头回客”都变成“回头客”。


|来源:网络  编辑:袁帅  会点网平台 发布