专家观点|从CMIC看行业年会的创新思路

专家观点|从CMIC看行业年会的创新思路

处于社会、经济、科技飞速发展的时代,要把一个行业的年会做好,并不是一件容易的事,除了需要不断地对内容及其表现形式进行深入钻研之外,还要不断创新,吸纳更多的新技术、新方法、新观念,让与会者能够持续地从会议中受益。

刚接触美国会议产业(meetings industry)的时候,对行业年会及其在会议市场中所占地位之高感到不太理解。


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会议市场中有那么多会议类型,为什么偏偏行业年会能够独占三成左右的市场份额?而且为什么“行业年会”还有一个专用单词来表达——convention,这个单词还成了美国会议产业的骨架——不仅各个城市的“CVB”(会议旅游局)用这个词,遍及美国的五百多个会展中心(或译成会议中心)——convention center用的也是这个词?随着时间的推移,我逐步认识到了一个被称作“年会”的会议,对于一个健康发展的行业而言具有多么重要的价值,也对美国会议市场的现状多了一份理解。


一个典型的行业年会,像中国会议产业大会(CMIC),就是这个行业交流与互动的平台。一个行业年会的参与度——包括产业链内的主要企业、主要机构、主要人物等,是衡量该年会品牌化和影响力程度的重要标尺。看看美国年会的案例就会发现,除了少数新兴行业与领域之外,13000多个活跃在美国会议市场上的年会(一般为一年举办一届,也有少量年会是两年或三四年举办一届的),都有着数十年甚至上百年成功运行的经验,而且平均规模可以做到1400多人,甚至动辄上万人。


年会运营是一种市场行为,需要参与者买单。那么,为什么人们愿意花钱来参加年会?他们都有哪些诉求?


行业年会是各种会议类型中综合性最强的活动,包括全球性的与全国性的,可以有数百个不同类型的会议及活动组成——会议、展览、洽谈、酒会及宴会、颁奖典礼、演出、推介会、培训、讨论会、观点分享会、闭门会、细分专业年会、考察及会后旅游等。除了形式多样化之外,内容的展现也不拘一格,不仅是常规的演讲、分享、讨论、发布等,还有研究报告、数据分析、成果展示以及视频、微电影等新的视听表达方式。


CMIC也是按照这个思路开展工作的,只不过在内容和形式等各个方面,还存在许多需要改进的地方。 


活动规划、流程设计以及内容、形式的多样性,都是以参会者群体的需求为基础来展开的。这个说起来比较容易,要做成大家喜欢的那种样子,可就比较难了。从CMIC的运作情况看,下列几个问题在运作过程中就显得特别重要:

关于活动规划


一般来看,一个典型的3000人的国际会议,会期3-4天,通常安排20-30项活动——包括综合性的活动和细分群体的活动两大类。实践表明,这样的总体安排既考虑到了与会者的共同需求,也让细分群体相对满意。CMIC的与会人数为2000多人,会期是2-2.5天,活动数量为12-15项。CMIC2016的活动数量与往年相比有所减少,这样可以集中力量做好几项重点活动。由于各种原因,国内行业年会的会期通常比国际上要短三分之一甚至更多的时间,这就给组织方带来了较大的挑战——需要在有限的时间里同时满足与会者群体的共性和个性两个方面的需求。


流程的设计与控制

会议的流程设计既包括大会各项活动的先后次序与逻辑关系,也包括某项活动的具体展开方式、时间顺序、节奏等。由于经验等方面的原因,CMIC在这方面还是存在不少问题的,比如活动之间的接续、对于活动时长及其效果的预估、演讲人的素养及其时长控制、分会场与会人数的把握等。


会议的价值及其挖掘

作为一项综合性的活动,会议组织方需要将会议价值的各个方面尽可能多地展示出来——学习、讨论、观点分享、社交、业务和激励等。


学习

会议是成人学习的主要途径——业界人士主要通过行业会议、培训等获取发展趋势、热点话题、行业挑战与机遇等方面的信息以及专家对于这些问题的分析。行业年会是行业新理念、新趋势、新做法集中体现的舞台。这些与会议的主题和内容有关,而主题和内容又与专家及演讲人、研究报告、数据等密不可分。目前中国正处于社会变革的重要转折时期,行业年会在这这个过程中能够发挥的作用会更大。


讨论

将工作中的一些思考、疑问带到会议上,与同行进行讨论,是一个具有重要意义的过程。


观点分享

观点分享不仅有利于学习和讨论,还能有效满足人们潜意识中的分享欲望。争取让更多人在会议上分享自己的观点,是会议策划人必须要做好的一项工作。


社交

当线上信息互通变得越来越简单的时候,线下活动的社交价值在持续提升。因此说,一个年会得到业界认可的程度,与该年会给人们带来的社交价值成正比。


业务

产业链之间的信息互通与业务合作是年会平台的基本目标之一。因此,做好业务对接工作,让与会者有机会接触更多有价值的客户及合作伙伴,是年会成功的关键。近年来,CMIC一直在探索会奖旅游业务对接的方式,而且收效还不错。


激励

面对面会议是群体激励的有效方式之一。先不说会议激励在直销公司运营中的重要意义,就说行业年会本身,通过高标准的演讲人与有效的内容展现、灵活多变的形式、时尚的设计、严密的组织等,就可以激发更多的从业者热爱这个行业,愿意为这个行业的发展做出更多的努力。


由此看来,处于社会、经济、科技飞速发展的时代,要把一个行业的年会做好,并不是一件容易的事,除了需要不断地对内容及其表现形式进行深入钻研之外,还要不断创新,吸纳更多的新技术、新方法、新观念,让与会者能够持续地从会议中受益。


本文来源:今日会展网,作者:王青道

内容编辑:会点网HUI.NET袁帅